توسعه دهندگان می توانند فعالیت های دلخواه خود در طول فرآیند گردش کار جهت اجرای خطوط کدهای خود تعریف کنند. این کار همچنین به صورت روشی برای یکپارچه کردن سیستم های ثالث در گردش کار قابل استفاده است، همانند آرشیو کردن محتوا، سیستم های مدیریت سند، ERP، CRM و غیره.

وظایف کاربران با انتخاب مالک، ویرایشگر و تایید کننده ها تقسیم بندی می شوند که اینکار در هر مرحله از گردش کار از طریق واسط مبتنی بر مرورگر با قابلیت استفاده آسان تعریف می شود. هنگامی که فرآیند آماده شد، تغییرات در طی مسیر گردش کار قابل ایجاد هستند.

خلاصه کاملی از تمام صفحات درگیر در گردش کار همواره وجود دارد. شما می توانید پارامترهایی را تعریف کنید، عملیات ها را اجرا کنید و صفحات را فقط با یک کلیک تایید کنید. در طراحی گردش کار ریما، شما نمای کاملی از فرایند تولید محتوا را می بینید.

طراحی گردش کار در ریما به گونه ای است که همه کاربران با سیستم در تعامل باقی بمانند. زمانیکه یک وظیفه در انتظار تکمیل شدن است، مثل صفحه ای که در انتظار تایید است، یک ایمیل هشدار به طور خودکار به مالک وظیفه ارسال می شود تا تضمین کند که همه وظایف در زمان مشخص کامل شده اند.

ایمیل های اطلاع رسانی به افراد زیر ارسال می شوند :

• همه کاربران درگیر در فرآیند، زمانیکه صفحه در انتظار تایید است.
• ایجاد کننده صفحه، زمانیکه صفحه به مرحله بعد در گردش کار منتقل می شود.

طراحی گردش کار این امکان را به شما می دهد تا چندین گردش کار بر اساس محتوا و چهارچوب صفحه تعریف کنید و گردش کاری های خاصی را بر اساس فاکتورهایی همانند زبان، موضوع، یا نویسنده اختصاص دهید و متناسب با این فاکتورها کانال های تایید مناسب را ایجاد کنید.

گاهی اوقات چندین کاربر بر روی یک صفحه مشابه کار می کنند، در این حالت معمولا خطر بازنویسی اطلاعات کاربر توسط کاربر دیگر قبل از ذخیره سازی اطلاعات وجود دارد. طراحی گردش کار در ریما این مشکل را با فراهم آوردن ویژگی قفل کردن محتوا، مدیریت می کند به طوریکه فقط یک کاربر در زمانی که صفحه قفل شده است اجازه دسترسی به سند را دارد. هیچ کاربر دیگری قادر به دسترسی به صفحه نخواهد بود مگر اینکه قفل صفحه باز شود. اینکار از احتمال بروز افزونگی در اثر بازنویسی را از بین می برد.

اگر هیچ فعالیتی در مدت زمان تعیین شده توسط مالک محتوا صورت نگیرد، محتوا می تواند به صورت خودکار به مرحله بعدی گردش کار برود یا به صورت خودکار به زمان دیگری موکول یا در زمان دیگری منتشر شود. این فعالیت های زمانی توسط مدیر قابل تنظیم است. اینکار تضمین می کند که محتوا در فرآیند تایید در هر کجای گردش کار به تاخیر نیافتد.

فعالیت های زماندار در طراحی گردش کار شامل موارد زیر هستند :

• انتظار (wait) : به مدیران گردش کار این امکان را می دهد تا اجرای فرآیندها را در یک دوره زمانی خاص یا تا زمانیکه یک رویداد خاص اتفاق بیافتد، به حالت تعلیق درآورد.
• اتمام دوره زمانی (timeout) : مدیران گردش کار می توانند مدت زمان خاصی را تعیین کنند که صفحه پس از اتمام دوره زمانی به مرحله بعد انتقال یابد.