آرشیو سند یک ابزار قدرتمند است تا شما بتوانید محتوای قدیمی خود را در جاهای دیگر ذخیره کنید بطوریکه قابلیت بازیابی بر اساس درخواست را داشته باشد یا قابلیت کمترین دسترسی متناسب با استراتژی شما را داشته باشد.

بازگشت به نسخه قبلی کار بسیار ساده ای است. اینکار نیازمند فقط یک کلیک است. اگر شما از گردش کار استفاده می کنید، برای برگشت به نسخه قبل نیازمند تایید هستید.

نسخه جدید سند زمانی ایجاد می شود که شما سند را ذخیره می کنید. نسخه های قبلی برای مدیران محتوا قابل دسترس هستند. در هر نسخه، اطلاعات زیر قابل مشاهده است :

1. چه کسی و چه زمانی تغییرات ایجاد شده
2. دیدگاه ویرایشگر یا سردبیر در مورد تغییرات
3. شماره نسخه

شماره نسخه ها می تواند به صورت دستی وارد شده یا شما می توانید از خود CMS اینکار را انجام دهید. شماره تغییرات می تواند به صورت نسخه های جزئی (2.2، 2.1، ...) یا بصورت نسخه های اصلی (3.0، 2.0، ...) باشد.

در سیستم ریما، شما هیچگونه نگرانی از بابت حذف سند یا اسناد ندارید. همه اسناد حذف شده در سطل زباله سیستم ذخیره می شوند و شما می توانید در صورتیکه اشتباهی مرتکب شده اید یا نیاز به مشاهده سندی دارید که دیگر در سایت نیست، مجددا سند را بازیابی کنید.

یکی از ویژگی های بسیار مفید نسخه بندی اسناد، مقایسه اسناد در کنار یکدیگر است. با استفاده از این مشخصه، شما می توانید :

• ببینید که دقیقا کدام قسمت از سند در یک نسخه خاص دچار تغییر شده است.
• به راحتی میان نسخه های مقایسه شده جابه جا شوید.
• از طریق پنجره مقایسه به نسخه های قبلی به طور مستقیم عقبگرد کنید.